Datenschutzordnung
Musikverein „Frisch Auf“ Böhmenkirch e.V.
§ 1 Allgemeines
Der Musikverein „Frisch Auf“ Böhmenkirch e.V. (nachfolgend MVB bezeichnet) erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder und Betroffenen (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß der Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung.Nach Maßgabe des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verpflichtet sich der MVB, die Speicherung personenbezogener Daten möglichst sparsam und transparent vorzunehmen und dem Datenschutz sowie dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung umfassend Rechnung zu tragen.
§ 2 Erhebung von personenbezogenen Daten
Mit dem Beitritt eines Mitglieds bzw. der Aufnahme der Geschäftsbeziehung nimmt der MVB folgende personenbezogenen Daten auf:
Name und Adressangaben,
Geburtsdatum,
Angaben zum Mitgliederbeitrag und dessen Bezahlung,
Bankverbindungen (bei Lastschriftzahlung der Beiträge),
elektronische Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail),
Funktionen innerhalb des MVB,
Beitrittsdatum,
Gespielte Instrumente,
Art und Datum der Ehrungen,
Bereich des MVB,
erworbene Leistungsabzeichen.
Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
Diese Informationen werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert und sind nur den unten genannten Personen des Ausschusses zugänglich.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich nur erhoben, sofern sie für die Erfüllung des Vereinszwecks nach Maßgabe der Satzung erforderlich sind.
Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden
vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Förderung des
Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Festnetz- und Mobilrufnummer, E-Mail-Adresse)
§ 3 Datenübermittlung
Als Mitglied des Blasmusikverbandes Baden-Württemberg e.V. und der Bundesvereinigung
Deutscher Musikerverbände e.V. ist der MVB verpflichtet, seine Mitglieder in entsprechender
Form an den jeweiligen Verband zu melden.
Übermittelt werden dabei Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht und
Vereinszugehörigkeit; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitgliedern)
können weitere Daten wie die Funktion im MVB gemeldet werden.
Im Rahmen der Vereinsförderrichtlinien der Gemeinde Böhmenkirch werden bei
Zuschussanträgen Name, Adresse, Geburtsdatum und Instrument von Mitgliedern unter 18
Jahren an die Gemeinde übermittelt
§ 4 Interne Kommunikation
Der Vorstand bzw. Dirigent macht besondere Ereignisse des Vereinsleben, insbesondere die
Proben und Auftritte per Email oder SMS und einem Messanger-Dienst bekannt.
Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne
Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche
Veröffentlichung seiner Daten vorbringen. In diesem Fall unterbleibt in Bezug auf dieses
Mitglied eine weitere Veröffentlichung.
Die Kontaktdaten der aktiven Musiker werden für die aktiven Musiker im internen und
passwortgeschützten Bereich der Homepage des MVB zur Ansicht und zum Download
abgelegt.
§ 5 Externe Kommunikation
Der MVB informiert in der Regel die Tagespresse (GZ, Mitteilungsblatt) sowie ggf. auf der
eigenen Internet-Seite www.mv-boehmenkirch.de über die Auftritte und Veranstaltungen
sowie über Ständchen des MVB.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand oder dem Datenschutzbeauftragten
Einwände gegen eine solche Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten
erheben bzw. seine erteilte Einwilligung in die Veröffentlichung im Internet widerrufen. Im
Falle eines Einwandes bzw. Widerrufs unterbleiben weitere Veröffentlichungen zur seiner
Person.
§ 6 Transparenz der Daten
Mitglieder und externe Personen können jederzeit Auskunft zu den über sie gespeicherten
Daten beim Datenschutzbeauftragten des MVB erhalten.
§ 7 Löschung der Daten
Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt spätestens 10 Jahre nach der Beendigung
der Mitgliedschaft. Hintergrund für die 10 jährige Aufbewahrung sind Nachweise zu
Ehrungen, Vereinsführung und steuergesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Nichtmitglieder können jederzeit die Löschung der über sie gespeicherten personenbezogenen
Daten verlangen.
§ 8 elektronische Mitgliederverwaltung
Zugriff auf die elektronische Mitgliederverwaltung haben nur Personen des Vorstandes für die
Durchführung der Vereinsgeschäfte. Dies sind:
- Vorstandssprecher
Zugriff auf alle Mitgliederdaten für Verbandsmeldungen und Ehrungen
(änderungsberechtigt).
- 1. Kassier (Administrator)
Zugriff auf alle Mitgliederdaten zwecks Beitragserhebung bzw. Einzug der
Ausbildungsvergütung und der Fertigung von Zuschussanträgen. Er führt
stellvertretend für den Schriftführer die Mitgliederverwaltung (änderungsberechtigt).
- Schriftführer
Zugriff auf alle Mitgliederdaten zwecks Führung der Mitgliederverwaltung
(änderungsberechtigt).
- Medienwart
Zugriff auf alle Mitgliederdaten zwecks Veröffentlichungen (nicht
änderungsberechtigt).
- Zeugwart
Zugriff auf Material- und Notenverwaltung (änderungsberechtigt).
- 1. Jugendleiter
Zugriff auf alle Mitgliederdaten zwecks Kontakte zur Jugend und zu den
Erziehungsberechtigten (nicht änderungsberechtigt).
- Notenwart
Zugriff auf Material- und Notenverwaltung (änderungsberechtigt).
Somit haben fünf Personen im Rahmen ihrer Aufgaben im Verein Zugriff auf
personenbezogene Daten. Drei davon mit Änderungsberechtigung.
Als elektronische Mitgliederverwaltung wird das Programm ComMusic beim MVB
eingesetzt. Die Benutzer der Software erhalten vom Administrator die Zugangsdaten aus
Benutzer und Passwort. Jedem Benutzer ist nur insoweit die Einsicht zu gewähren, als diese
die Information für seine Tätigkeit im MVB benötigt.
§ 9 Cloud-Lösung
Der Musikverein speichert verschiedene Daten über die Firma ComMusic in einer Datenbank
bei der Strato AG. Ebenso werden verschiedene Office-Dokumente über die freie Software
Nextcloud auf einem Server gespeichert. Hierfür ist jeweils vom Administrator ein
Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abzuschließen.
§ 10 Hinweispflicht bei Datenerhebung
Entsprechend der Hinweispflicht laut Art. 13 der DS-GVO ist in allen Formularen des
Vereins auf die Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten hinzuweisen.
§ 11 Datenschutzbeauftragter
Der vom Vorstand satzungsgemäß zu wählende Datenschutzbeauftragte nach § 4f BDSG
überwacht die Einhaltung der Datenschutzordnung im Bereich der Mitgliederverwaltung,
Internetpräsenz, Veröffentlichungen in der Presse sowie auf Formularen des MVB. Er
unterweist die Vorstandsmitglieder in Sachen Datenschutz und den Umgang mit den
personenbezogenen Daten.
Stand: 24.05.2018